Legalización de Libros
Official procedure for the Legalization of Books managed by the Mercantile Registry / AEAT. It includes a complete guide, requirements, and actual deadlines according to current regulations.
| Cost | Variable |
|---|---|
| Estimated time | 1–4 weeks |
| Difficulty | Advanced |
| Identification | Cl@ve / certificado / DNIe |
| Deadline | 1–4 semanas desde la presentación telemática |
| Official site | Registro Mercantil / AEAT |
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Steps
- Preparar los libros obligatorios en formato electrónico conforme a la Orden JUS/319/2018.
- Acceder a la sede electrónica del Colegio de Registradores (https://www.registradores.org) con certificado digital, DNIe o Cl@ve.
- Seleccionar la opción 'Legalización telemática de libros' y cumplimentar los datos de la sociedad y ejercicio.
- Adjuntar los ficheros electrónicos de los libros y la documentación adicional requerida.
- Firmar digitalmente la solicitud y enviar telemáticamente la presentación.
- Descargar y conservar el justificante de presentación telemática.
- Esperar la notificación de calificación y, en su caso, subsanar defectos requeridos por el Registro Mercantil.
Required documents
- Libro Diario en formato electrónico (normalmente PDF/A o ZIP)
- Libro de Inventarios y Cuentas Anuales en formato electrónico
- Libro de Actas en formato electrónico, si aplica
- Certificado de aprobación de cuentas firmado digitalmente
- Declaración responsable firmada por el representante legal
- Justificante de presentación telemática
- Copia del NIF de la sociedad
- Escritura de constitución (solo para primer ejercicio o si hay modificaciones relevantes)
Important notes
FAQ
¿Qué libros son obligatorios para legalizar en el Registro Mercantil?
Deben legalizarse, como mínimo, el Libro Diario, el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, y el Libro de Actas. Las sociedades unipersonales y otras pueden tener obligaciones adicionales.
¿Se pueden presentar los libros en papel?
No. Desde 2015, la legalización de libros debe realizarse obligatoriamente en formato electrónico y por vía telemática.
¿Qué sucede si presento los libros fuera de plazo?
La presentación fuera de plazo puede acarrear sanciones y la pérdida de valor probatorio de los libros ante terceros y la Administración.
¿Es necesario legalizar los libros si la sociedad no ha tenido actividad?
Sí. Incluso en caso de inactividad, debe presentarse una declaración expresa y legalizar los libros obligatorios en blanco o con la anotación correspondiente.
¿Cómo se pagan las tasas del Registro Mercantil?
El pago se realiza telemáticamente durante el proceso de presentación, mediante tarjeta o cargo en cuenta, según las opciones del Registro correspondiente.